Hoá đơn, chứng từ hợp lệ là gì?

– ĐIỀU CẦN BIẾT –

Hoá đơn chứng từ phục vụ cho các hoạt động kê khai thuế như báo cáo thuế, báo cáo tài chính… là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng của mỗi doanh và đặc biệt là của kế toán phụ trách sổ sách cũng như kê khai thuế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên hóa đơn chứng từ nào hợp lệ với báo cáo này không hợp lệ với báo cáo khác, hoá đơn chứng từ không có giá trị,… luôn là thắc mắc của tất cả các kế toán từ mới ra trường và với cả người có nhiều kinh nghiệm. 

1. Hóa đơn là gì? Các loại hóa đơn phổ biến?

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định.

Có 2 loại hóa đơn phổ biến:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng.

2. Chứng từ để báo cáo thuế là gì? Các chứng phổ biến.

Chứng từ báo cáo thuế là các tài liệu thể hiện các hoạt động của doanh nghiệp, ghi nhận lại các nội dung, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. 

Các chứng từ phổ biến bao gồm:

• Hóa đơn mua vào, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào mà không có hóa đơn (mẫu 01/TNDN), chứng từ (biên lai, cước đường bộ,…)  
• Hoá đơn bán ra;
• Tờ khai hải quan, giấy nộp tiền vào NSNN (nếu có);
• Bảng lương.

3. Hóa đơn chứng từ như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Nguyên tắc 1: Nội dung trên hóa đơn phải đúng với quy định của pháp luật hiện hành.

• Khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. (VD hóa đơn văn phòng phẩm, hóa đơn thuê văn phòng, hóa đơn điện, nước, internet, cước điện thoại,….);
• Là hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thuế) phát hành; và được cơ quan thuế cấp phát cho các đơn vị kinh doanh;
• Hóa đơn đã được doanh nghiệp đăng ký sử dụng và được cơ quan thuế chấp nhận.

Ghi chú: Từ 01/07/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc 2: Đầy đủ các tiêu thức bắt buộc.

• Ngày tháng năm lập và phát hành, đúng mã số thuế công ty, địa chỉ,…
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản;
  • Khoản chi có giá trị từ đủ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT)) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán tại ngân hàng (không dùng tiền mặt);
• Chữ ký điện tử của bên bán;
• Ghi chính xác, rõ ràng tên hàng hóa; số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán…

Nguyên tắc 3: Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm.

Chứng từ, hóa đơn phải được bên bán xuất đúng với thời điểm phát sinh, thời điểm chuyển giao quyền lợi, nghĩa vụ.

Ngoài những điểm trên thì các bạn cần chú ý:

– Không vượt định mức như tiêu hao nguyên vật liệu.

– Không vượt các định mức không chế.

– Những hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn của cùng 1 doanh nghiệp xuất trong 1 ngày có giá trị từ đủ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng thì mới được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Trên đây là bài viết tham khảo về hoá đơn, chứng từ hợp lệ, nếu có bất cứ thiếu sót gì rất mong quý anh chị gửi email về cho chúng tôi để chúng tôi hoàn thiện bài viết dành cho quý khách hàng, các bạn kế toán mới ra trường tham khảo.

Nếu muốn tìm hiểu thêm về kế toán, thuế và đặc biệt là thủ tục, quy trình làm báo cáo thuế tháng, quý cho doanh nghiệp, anh chị có thể tham khảo bài viết rất hữu ích sau: Báo cáo thuế – những thủ tục quan trọng cần biết hoặc để tìm hiểu về Quy trình thủ tục báo cáo thuế doanh nghiệp.

Báo cáo thuế tháng/quý là một thủ tục hành chính về thuế định kỳ và vô cùng quan trọng, nếu không có kinh nghiệm và tránh sai sót anh chị có thể liên hệ với NTVtax để sử dụng dịch vụ báo cáo thuế Nhanh chóng, chính xác với chi phí rất hợp lý. Hoặc tham khảo Dịch vụ của chúng tôi tại: Dịch vụ báo cáo thuế tiết kiệm.
– Vui lòng liên hệ Tổng đài: 02838361963 Hoặc hotline: 0902841886 để được Đại lý thuế, chuyên viên tư vấn vấn miễn phí.