Thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp

Theo quy định tại nghị định 01/2021/NĐ-CP việc đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) cho doanh nghiệp. Những doanh nghiệp tham gia BHXH lần đầu phải làm thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH. Mục đích đăng ký này giúp doanh nghiệp có thể giao dịch, thực hiện công tác hành chính với bên cơ quan BHXH. Vậy thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH như thế nào? Hãy cùng NTV tìm hiểu bài viết sau đây để hiểu rõ thêm.

1. Mã đơn vị BHXH là gì?

Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh sẽ được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này là mã số thuế đồng thời cũng là mã đơn vị tham gia BHXH của doanh nghiệp.

Theo quy định thì doanh nghiệp khi tham gia BHXH lần đầu phải thực hiện thủ tục để có thể xin cấp mã đơn vị tham gia BHXH. 

Trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp mã số này sẽ tồn tại và không được cấp lại cho tổ chức hay cá nhân khác. Kể từ khi doanh nghiệp không còn hoạt động nữa thì mã số doanh nghiệp cũng sẽ chấm dứt hiệu lực.

2. Cách tra mã đơn vị BHXH

Hiện nay, có nhiều cách để tra cứu mã đơn vị BHXH, tuy nhiên cách tra mã đơn vị thông dụng nhất hiện nay là tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin BHXH.

Quy trình tra mã đơn vị BHXH như sau:

Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin BHXH 

Doanh nghiệp có thể truy cập theo địa chỉ link như sau: baohiemxahoi.gov.vn

Bước 2: Điền thông tin theo quy định

• Tại trang chủ của Cổng thông tin, doanh nghiệp nhấn chọn vào mục Tra cứu
• Tiếp theo bấm chọn Tra cứu đơn vị tham gia BHXH
• Nhập các thông tin theo yêu cầu
• Bấm chọn Tôi không phải là người máy
• Nhấn Tra cứu

Bước 3: Xem kết quả

3. Thời gian khi đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp?

Theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều 99, Luật BHXH 2014, trong vòng 30 ngày kể từ khi người sử dụng lao động (NSDLĐ) ký kết các hợp hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc đăng ký tuyển dụng cho doanh nghiệp. NSDLĐ phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lên cơ quan bảo hiểm xã hội theo đúng quy định.

Vì vậy trong vòng 30 ngày sau khi ký kết hợp động lao động, hợp đồng làm việc hoặc đăng ký tuyển dụng. NSDLĐ bắt buộc phải làm hồ sơ để được cấp mã đơn vị BHXH.

4. Hồ sơ cấp mã đơn vị BHXH

Căn cứ Điều 97, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về hồ sơ tham gia BHXH lần đầu của đơn vị gồm các giấy tờ sau:

• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNNLD, BNN (Mẫu D02-TS).
• Cùng các giấy tờ khác có liên quan

Liên hệ Luật sư/ Chuyên gia của Giayphepkinhdoanh theo hotline: 0902 841 886 để được tư vấn chi tiết.

5. Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp

Cách đăng ký mã đơn vị BHXH được thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đủ hồ sơ 

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH

Nộp mẫu tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi đã nhận kết quả được báo qua địa chỉ email. Trong thời gian từ 1-7 ngày Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ cấp mã đơn vị BHXH.

Bước 4: Thực hiện các thủ tục khác liên quan đến mã BHXH

Sau khi đã xác nhận được đăng ký mã đơn vị  thành công. Doanh nghiệp bắt đầu tiến hành khai báo tăng, báo giảm lao động. 

6. Một số Quy định quan trọng về mã đơn vị BHXH

a) Hiện nay có thể đăng ký xin cấp mã đơn vị BHXH qua mạng được không?

Luật sư trả lời: 

• Hiện nay không có cơ chế xin cấp mã đơn vị BHXH qua mạng, bạn phải hoàn tất các thủ tục tại cơ quan BHXH trực thuộc. 
• Tùy thuộc vào cơ quan BHXH mà hồ sơ xin cấp mã BHXH của bạn có thể nộp trực tiếp hoặc chuyển phát thông qua bưu điện.

b) Mã đơn vị bảo hiểm xã hội dùng làm gì?

Luật sư trả lời:

Doanh nghiệp dùng mã đơn vị BHXH để có thể giao dịch, thực hiện công tác hành chính với bên cơ quan BHXH cụ thể:

• Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động
• Kê khai tăng/giảm lao động
• Đảm bảo quyền lợi của người lao động thông qua việc chi trả các trợ cấp liên quan đến BHXH

c) Nộp xin cấp mã đơn vị BHXH trực tiếp tại đâu?

Luật sư trả lời:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.

d) Không đăng ký mã đơn vị BHXH có bị phạt không?

Luật sư trả lời:

• Đăng ký mã bảo hiểm xã hội là việc làm bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện khi phát sinh lao động.
• Do đó, tùy thuộc vào việc doanh nghiệp có phát sinh lao động hay không mà việc không đăng ký mã BHXH có thể bị xử phạt.

Nếu không có thời gian tự thực hiện, hãy liên hệ với chúng em qua thông tin bên dưới hoặc tham khảo bài viết này: Dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH
- Luật sư tư vấn các thắc mắc liên quan đến chế độ BHXH.
- Chuyên viên sẽ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nộp và bàn giao kết quả tận nơi (nếu có).
- Thời gian hoàn tất hồ sơ và nộp: 4-8h làm việc. (kể từ khi nhận được đủ thông tin).
- Vui lòng liên hệ Tổng đài: 02838361963 Hoặc hotline: 0902841886.