Báo giảm bảo hiểm lao động là nghiệp vụ mà doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện khi có sự thay đổi về nhân sự. Tuy nhiên, nếu bạn chưa nắm rõ về nghiệp vụ này thì bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH.
Nội dung chính
1. Các trường hợp báo giảm lao động tham gia BHXH
Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia BHXH.
Một số trường hợp phải báo giảm BHXH như sau:
- Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.
- Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày trong tháng.
- Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
- Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động…
- Chuyển đổi đơn vị tham gia BHXH
2. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội
Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội gồm có:
Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
Đối với đơn vị sử dụng lao động
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp... (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin.
3. Thời gian báo giảm BHXH
Căn cứ quy định tại Điều 48 Bộ Luật lao động năm 2019 thì trong thời hạn từ 14 ngày làm việc NSDLĐ phải tiến hành báo giảm lao động đến cơ quan BHXH để giải quyết chi trả cho người lao động, tuy nhiên thời hạn này có thể kéo dài trong một số trường hợp cụ thể nhưng thời hạn không quá 30 ngày làm việc.
4. Thủ tục báo giảm BHXH
Doanh nghiệp có thể áp dụng các cách báo giảm BHXH sau để tiến hành nộp hồ sơ báo giảm lao động theo hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp hồ sơ trực tuyến theo các bước sau:
Nộp hồ sơ trực tuyến
Doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai báo giảm BHXH trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số để nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Các bước thực hiện thủ tục như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào trang: https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử.
Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.
Lưu ý: Hiện nay phần mềm đang được sử dụng phổ biến nhất là Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH. Đây là phần mềm hỗ trợ miễn phí cho tất cả doanh nghiệp.
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội để nộp cho cơ quan BHXH.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đối với việc nộp hồ sơ trực tiếp thì doanh nghiệp có thể thông qua 02 hình thức là:
- Doanh nghiệp đến trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ.
- Nộp hồ sơ báo giảm lao động tham gia BHXH qua đường bưu điện.
Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ trực tiếp đường bưu điện không còn phổ biến. Hiện nay, cơ quan BHXH và doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng cách nộp trực tuyến.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết
Thời hạn giải quyết trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ báo giảm của doanh nghiệp.
Bước 4: Trả kết quả
Sau khi cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ sẽ tiến hành trả kết quả, kết quả là tờ rời BHXH của người lao động sẽ được gửi đến địa chỉ trụ sở công ty và dữ liệu mới sẽ được cơ quan BHXH cập nhật trên hệ thống.
5. Thời hạn giải quyết tăng, giảm lao động
Thời hạn giải quyết:
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ
Lưu ý
Nộp hồ sơ báo giảm trước ngày cuối cùng của tháng trước đó. Nếu nộp chậm sang tháng tiếp theo sẽ phải đóng BHYT của tháng đó.
Ví dụ: Người lao động thôi việc 28/07/2017, đơn vị báo giảm vào ngày 01/08/2017 thì đóng BHYT hết tháng 8/2017; không đóng BHXH, BHTN tháng 8/2017.
Trên đây là thông tin về hồ sơ, thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH. Nếu còn vấn đề thắc mắc về các thủ tục khác liên quan đến BHXH, bạn đọc vui lòng liên hệ Luật NTV để được hỗ trợ.
6. Những quy định báo giảm BHXH cần lưu ý
a) Báo giảm BHXH muộn có bị phạt không?
Luật sư trả lời:
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể xử phạt DN báo giảm BHXH muộn, tuy nhiên nếu DN chậm báo giảm lao động tham gia BHXH thì sẽ phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm (theo quy định tại khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH).
b) Báo giảm BHXH nhưng vẫn đóng BHYT trong trường hợp nào?
Luật sư trả lời:
Trường hợp báo giảm BHXH nhưng vẫn đóng BHYT bao gồm:
- Doanh nghiệp/ đơn vị sử dụng lao động chậm báo giảm BHXH thì vẫn đóng BHYT cho NLĐ
- Báo giảm BHXH nhưng vẫn đóng BHYT trong trường hợp đơn vị giảm do tạm dừng đóng BHXH bắt buộc vào quỹ hưu trí và tử tuất
- Trong trường hợp 2 bên có thỏa thuận khác.
c) Nên báo giảm BHXH trước ngày nào trong tháng?
Luật sư trả lời:
- Khi DN có phát sinh giảm thì tiến hành báo giảm BHXH từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên nếu báo giảm ở thời điểm này thì vẫn phải đóng BHYT cho NLĐ trong tháng này.
- Trường hợp báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước để không phải đóng BHYT cho tháng sau thì thì không được báo phát sinh tháng trước.
Nếu không có thời gian tự thực hiện, hãy liên hệ với chúng em qua thông tin bên dưới hoặc tham khảo bài viết này: Dịch vụ đăng ký tăng/giảm lao động
- Luật sư tư vấn các thắc mắc liên quan đến tăng/giảm lao động tham gia bhxh.
- Chuyên viên sẽ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nộp và bàn giao kết quả tận nơi (nếu có).
- Thời gian hoàn tất hồ sơ và nộp: 4-8h làm việc. (kể từ khi nhận được đủ thông tin).
- Vui lòng liên hệ Tổng đài: 02838361963 Hoặc hotline: 0902841886.
