Trong việc thành lập công ty, việc đặt trụ sở chính chưa được các công ty thực sự chú trọng. Việc đặt trụ sở chính không hề đơn giản, nó đóng một vai trò khá quan trọng trong việc thành lập doanh nghiệp, vì nó ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh và liên quan đến các quy định về việc đặt trụ sở công ty.
Vậy nên đặt trụ sở công ty ở đâu? Thay đổi như thế nào? Công ty luật NTV xin trích dẫn một số điều cần lưu ý về việc đặt trụ sở công ty giúp các bạn hiểu rõ hơn, nhằm tránh các rắc rối về sau.
Nội dung chính
Quy định về việc đặt trụ sở công ty – trụ sở chính doanh nghiệp:
- Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp;
- Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam;
- Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
- Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường;
- Thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp mới - trọn gói
Ngành nghề kinh doanh trong việc đặt trụ sở chính:
- Doanh nghiệp không nhất thiết phải kinh doanh hết những ngành nghề đã đăng ký với Cơ Quan chức năng;
- Nếu kinh doanh nhóm ngành sản xuất, chế biến, nuôi trồng…doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư. Trường hợp doanh nghiệp muốn đặt trụ sở chính trong thành phố, thì doanh nghiệp chỉ được buôn bán, trao đổi, trưng bày sản phẩm, và doanh nghiệp phải thành lập chi nhánh/địa điểm kinh doanh tại các vùng lân cận để thực hiện công việc chế biến, sản xuất và nuôi trồng…của doanh nghiệp.
Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh:
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Địa điểm kinh doanh là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Địa điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.
- Ngành, nghề kinh doanh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp;
- Phải mang tên của doanh nghiệp, kèm theo phần bổ sung tương ứng xác định chi nhánh, VPĐD và ĐĐKD đó;
- Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện, chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính;
- Hồ sơ thành lập bao gồm: Thông báo, Quyết định, Biên bản họp.
Xem thêm: 03 lưu ý quan trọng về thủ tục thành lập chi nhánh
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp bao gồm 2 bước:
- Bước 1: Thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
- Bước 2: Có 2 trường hợp:
+ Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi tỉnh, thành phố: Soạn hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở và gửi đến Cơ quan đăng ký, sau 5 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép kinh doanh mới và hoàn toàn được chuyển công ty về trụ sở mới.
+ Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố khác: Soạn hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở và gửi đến Cơ quan đăng ký. Sau 5 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép kinh doanh mới, sau đó gửi bản sao Giấy phép kinh doanh mới đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây doanh nghiệp đã đăng ký.
- Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
- Hồ sơ thay đổi bao gồm: Thông báo; Điều lệ; Biên bản họp; Quyết định; Giấy phép kinh doanh bản chính.
Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Trụ sở chính doanh nghiệp:
- Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; Có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có);
- Điều kiện để đặt trụ sở chính của doanh nghiệp: Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên đường, phường/ xã, quận/ huyện, thành phố trực thuộc trung ương. Số nhà không đang tranh chấp chủ quyền.
- Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh (Luật Doanh Nghiệp 2020):
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
- Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền.
- Địa điểm kinh doanh là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Địa điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.
Vi phạm các quy định về việc đặt trụ sở công ty
Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 – 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Kê khai địa chỉ trụ sở không có thật trên bản đồ hành chính.
- Kê khai địa chỉ trụ sở mà không thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của mình.
