Văn phòng đại diện (VPĐD) có chức năng tìm kiếm cơ hội đầu tư, phát triển thị trường cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc thành lập VPĐD đối với công ty nước ngoài là rất quan trọng nếu muốn đầu tư và kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, điều kiện thành lập VPĐD thương nhân nước ngoài bao gồm những gì? Thủ tục hồ sơ ra sao? Dưới đây NTV sẽ cung cấp một số thông tin cơ bản dành cho quý khách hàng:
Nội dung chính
1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập VPĐD nước ngoài
– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
– Nếu Giấy ĐKKD hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
– Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
– Nếu nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
2. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập VPĐD nước ngoài
– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
– Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;
– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất;
– Hộ chiếu/ CMND/ CCCD (nếu là người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu VPĐD;
– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD.
3. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
4. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập VPĐD nước ngoài
– Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở VPĐD thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD nước ngoài và chấm dứt hoạt động của VPĐD đặt trụ sở ngoài KCN, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
– Ban quản lý KCN, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD nước ngoài và chấm dứt hoạt động của VPĐD đặt trụ sở trong KCN, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
5. Những lưu ý sau khi Thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài
a) Đặt tên VPĐD như thế nào?
– Tên VPĐD phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt. Các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
b) Các công việc cơ bản cần thực hiện sau khi được cấp giấy phép thành lập VPĐD:
Khắc dấu VPĐD:
– Hồ sơ: đơn đề nghị khắc con dấu; giấy phép thành lập VPĐD; CMND của người đứng đầu VPĐD
– Thời gian: 05 – 07 ngày làm việc
– Thẩm quyền giải quyết: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an cấp tỉnh.
Đề nghị cấp MST cho VPĐD:
– Hồ sơ: đơn đề nghị cấp MST; giấy phép thành lập VPĐD; CMND của người đứng đầu VPĐD
– Thời gian: 05 – 07 ngày làm việc
– Thẩm quyền giải quyết: Cục thuế cấp tỉnh
Ngoài ra doanh nghiệp phải khắc và treo bảng hiệu tại trụ sở VPĐD, đăng ký chữ ký số, …..
Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp Giấy phép thành lập VPĐD nước ngoài. Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung:
– Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
– Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
– Người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
– Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện.
Báo cáo hoạt động sau khi thành lập
– Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, VPĐD có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
– Việc không thực hiện báo cáo định kỳ sẽ bị xử phạt hành chính số tiền 10 triệu đến 20 triệu đồng.
c) Điều kiện của người đứng đầu VPĐD nước ngoài
Người đứng đầu VPĐD của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Lưu ý: Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
d) VPĐD nước ngoài có được mở tài khoản ngân hàng không?
Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện, ví dụ như: đóng thuế, trả lương cho người lao động,…
Tham khảo thêm: Điều chỉnh giấy phép thành lập VPĐD, Chi nhánh nước ngoài / Gia hạn giấy phép thành lập VPĐD, Chi nhánh nước ngoài
