Thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý những gì?

Thay đổi địa chỉ công ty là nhu cầu cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng cần có sự trang bị những kiến thức pháp luật để quá trình thay đổi diễn ra đúng trình tự, thủ tục ít tốn thời gian. Với 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý, NTV sẽ chia sẻ cho bạn những điều cần lưu ý khi tiến hành thủ tục này.

1. Chuyển đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện

• Không cần đổi con dấu doanh nghiệp;
• Không cần đổi cơ quan quản lý thuế;
• Cần thông báo cho đơn vị cung cấp hoá đơn để cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử;
• Lưu ý về ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì phải xin lại giấy phép con (tuỳ trường hợp);
• Khắc lại bảng hiệu.

2. Chuyển địa chỉ công ty khác quận/huyện nhưng cùng tỉnh/thành phố

• Có thể phải quyết toán;
• Cần đổi con dấu doanh nghiệp (nếu trên con dấu có ghi quận/huyện);
• Cần đổi cơ quan quản lý thuế (trừ trường hợp do cục thuế quản lý);
• Lưu ý về ngành nghề kinh doanh có điều kiện phải xin lại giấy phép đủ điều kiện;
• Lưu ý về ngành nghề quy hoạch theo từng quận huyện riêng (ví dụ quận 3 TPHCM không cho phép kinh doanh vật liệu xây dựng tại trụ sở);
• Cần thông báo cho đơn vị cung cấp hoá đơn để cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử;
• Khắc lại bảng hiệu.

3. Chuyển địa điểm kinh doanh khác tỉnh/thành phố

• Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và nhân sự để quyết toán thuế tại tỉnh/thành phố cũ;
• Cần đổi con dấu doanh nghiệp;
• Cần đổi cơ quan quản lý thuế;
• Cần đổi cơ quan quản lý BHXH;
• Cần thông báo cho đơn vị cung cấp hoá đơn để cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử;
• Cập nhật lại thông tin tài khoản công ty, thay đổi thông tin công ty trên các giấy phép con (nếu có);
• Lưu ý về ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì phải xin lại giấy phép con (tuỳ trường hợp);
• Khắc lại bảng hiệu.

4. Khi nào cần thay đổi địa điểm kinh doanh?

Có nhiều nguyên do khiến chủ doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty, dưới đây là một số lý do thường gặp nhất:

• Do nhu cầu của công ty;
• Để thuận tiện cho việc hoạt động kinh doanh của công ty;
• Mong muốn phát triển thị trường mới mà doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ để đáp ứng nhu cầu công việc thực tế tăng khả năng tiếp cận thị trường;
• Khách hàng, đối tác dễ liên hệ hơn;
• Các lý do khác theo quyết định của chủ sở hữu,..

5. Các trường hợp không được thay đổi địa chỉ

Pháp luật còn quy định các trường hợp không được thay đổi địa chỉ trụ sở như sau:

• Công ty đã bị cơ quan có thẩm quyền ra thông báo về việc vi phạm doanh nghiệp;
• Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc có Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Công ty đang tiến hành giải thể,..

6. Điều kiện chuyển địa điểm kinh doanh công ty

• Điều kiện về địa chỉ:
  • Phải đúng theo quy định của pháp luật và phù hợp với quy hoạch phát triển của công ty;
  • Đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đó;
  • Địa chỉ phải rõ ràng với thông tin ở 4 cấp,…
• Không thuộc các trường hợp không được thay đổi địa chỉ.

7. Hồ sơ thông báo đổi địa chỉ hoạt động doanh nghiệp

Trường hợp 1: Cùng quận/huyện 

• Hồ sơ thông báo tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Trường hợp 2: Khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố 

Ngoài bộ hồ sơ đã đề cập ở trường hợp 1, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm: 

• Hồ sơ chốt thuế tại cơ quan thuế hiện tại;
• Hồ sơ chuyển quận tại cơ quan thuế mới chuyển đến.

Tải tất cả file mẫu của 03 bộ hồ sơ trên tại bài viết Hồ sơ thay đổi nội dung Giấy phép 

Trường hợp 3: Khác tỉnh/thành phố

Hồ sơ giống trường hợp 2.

8. Mẫu 08 thay đổi địa chỉ kinh doanh lấy ở đâu?

Mẫu 08-MST thay đổi địa chỉ kinh doanh là:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế được ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
• Thành phần bắt buộc trong bộ hồ sơ chốt thông tin thuế tại Cơ quan thuế 

Tải mẫu 08-MST hiện hành: tại đây

9. Mẫu 09 thay đổi địa chỉ kinh doanh là gì?

Mẫu số 09-MST thay đổi địa chỉ kinh doanh là: 

• Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm được ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn về đăng ký thuế;
• Dùng cho cục thuế/chi cục thuế thông báo về việc người nộp thuế đã chuyển kinh doanh tới địa điểm khác (Công ty sẽ nhận được mẫu 09-MST khi nộp hoàn tất hồ sơ chốt thuế trong trường hợp chuyển nơi đặt trụ sở khác quận/huyện hoặc khác tỉnh).

Tham khảo mẫu 09-MST tại đây để biết doanh nghiệp mình đã làm đúng quy trình hay chưa.

10. Thủ tục chuyển đổi địa điểm kinh doanh

Trường hợp 1: Cùng quận/huyện

Chỉ thực hiện duy nhất một bước: thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính (Chi tiết các bước thực hiện tham khảo tại bài viết Hướng dẫn thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận).

Trường hợp 2: Khác quận/huyện

Bước 1. Làm thủ tục chốt hồ sơ thuế tại CQ quản lý thuế tại địa chỉ hiện tại;

Bước 2. Đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty trên Giấy phép tại Sở KHĐT (Tham khảo quy trình chi tiết tại bài viết Hướng dẫn chuyển địa điểm kinh doanh khác quận (khác tỉnh/thành phố cũng có chung thủ tục như chuyển địa chỉ khác quận/huyện);

Bước 3. Nộp hồ sơ nhập quận tại chi cục thuế nơi đặt địa chỉ mới.

Trường hợp 3: Khác tỉnh/thành phố

Quy trình, thủ tục giống trường hợp 2, tuy nhiên thì khi chuyển địa chỉ khác tỉnh/thành phố, doanh nghiệp phải quyết toán thuế trước chuyển địa chỉ (chi tiết các bước thực hiện mời anh chị tham khảo tại bài viết Thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh khác tỉnh).

11. Hướng dẫn thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh online

Bước 1: Chuẩn bị và scan hồ sơ đăng ký chuyển địa điểm kinh doanh;

Bước 2: Nộp file hồ sơ đã scan qua địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn;

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới qua đường bưu điện;

(Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại bài viết Hướng dẫn thay đổi thông tin trên Giấy phép kinh doanh trực tuyến toàn quốc).

12. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ thay đổi địa chỉ hoạt động

• Hồ sơ chốt thuế: Cơ quan quản lý thuế hiện tại của doanh nghiệp;
• Hồ sơ đổi trụ sở kinh doanh: Phòng đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư) nơi công ty đặt trụ sở chính;
• Hồ sơ chuyển quận: Cơ quan quản lý thuế mới của doanh nghiệp.

13. Phí thay đổi địa chỉ công ty là bao nhiêu?

• Lệ phí nhà nước:
  • Đăng ký thay đổi địa điểm hoạt động: miễn phí
  • Phí đăng bố cáo: 100.000 đồng
• Phí dịch vụ: từ 440K, tham khảo chi tiết tại: Bảng giá dịch vụ Giấy phép tiết kiệm toàn quốc

14. Thời gian thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

• Thời gian nhận công văn chuyển cơ quan thuế: từ 10 – 15 ngày làm việc kể từ ngày CQ quản lý thuế nơi chuyển đi chấp thuận hồ sơ thông báo;
• Thời gian nhận Giấy phép kinh doanh công ty mới: từ 3-4 ngày làm việc kể từ ngày Phòng ĐKKD nhận được hồ sơ hợp lệ.

15. Mức phạt khi doanh nghiệp không thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính đúng hạn

Sau thời hạn thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi địa chỉ, nếu doanh nghiệp không thông báo với cơ quan có thẩm quyền thì tùy từng trường hợp có thể bị phạt như sau:

• Thông báo đối với Cơ quan thuế: từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng 

(Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP);

• Thông báo đối với Sở KH&ĐT: từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng 

(Điều 25 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

16. Các thủ tục cần làm sau khi chuyển địa chỉ trụ sở công ty

Trường hợp 1: Cùng quận/huyện

• Đăng bố cáo thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Làm lại bảng hiệu công ty và treo tại trụ sở mới;
• Thông báo thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử cho đơn vị cung cấp hóa đơn;
• Công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện phải xin lại giấy phép con (tùy trường hợp);
• Cập nhật lại địa chỉ trên tài khoản công ty và các giấy phép con (nếu có);
• Gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở với khách hàng, đối tác…

Trường hợp 2: Khác quận/huyện nhưng vẫn thuộc tỉnh/thành phố đó

• Làm thủ tục nhập quận tại CQ thuế mới (trừ trường hợp do cục thuế quản lý);
• Khắc con dấu doanh nghiệp mới (nếu trên con dấu có ghi quận/huyện);
• Đăng bố cáo thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Làm lại bảng hiệu công ty và treo tại trụ sở mới;
• Thông báo thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử cho đơn vị cung cấp hóa đơn;
• Làm thủ tục chuyển cơ quan quản lý BHXH doanh nghiệp;
• Công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện phải xin lại giấy phép con (tùy trường hợp);
• Cập nhật lại địa chỉ trên tài khoản công ty và các giấy phép con (nếu có);
• Gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở với khách hàng, đối tác…

Trường hợp 3: Khác tỉnh/thành phố

• Làm thủ tục nhập tỉnh tại CQ thuế mới;
• Khắc con dấu doanh nghiệp mới;
• Đăng bố cáo thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Làm lại bảng hiệu công ty và treo tại trụ sở mới;
• Thông báo thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử cho đơn vị cung cấp hóa đơn;
• Làm thủ tục chuyển cơ quan quản lý BHXH doanh nghiệp;
• Công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện thì xin lại giấy phép con (tùy trường hợp);
• Cập nhật lại địa chỉ trên tài khoản công ty và các giấy phép con (nếu có);
• Gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở với khách hàng, đối tác…

Trên đây là tất cả 16 vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu ý khi muốn chuyển địa điểm kinh doanh sang địa chỉ khác. Nếu anh chị chuyển địa chỉ doanh nghiệp cùng quận/huyện có thể tham khảo bài viết: Hướng dẫn thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận, nếu chuyển địa chỉ kinh doanh khác quận/huyện thì tham khảo bài này: Hướng dẫn chuyển địa điểm kinh doanh khác quận, nếu chuyển địa chỉ kinh doanh khác tỉnh/thành phố thì tham khảo bài này: Thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh khác tỉnh. Và để tìm hiểu cách nộp hồ sơ thay đổi trực tuyến thì xem bài viết này: Hướng dẫn thay đổi địa điểm kinh doanh trực tuyến

– Thanh Dịu (Được sự cố vấn của LS Diếp Quốc Hoàng) –

Thủ tục thay đổi Giấy phép, doanh nghiệp không phải thủ tục khó, tuy nhiên nếu Quý anh chị muốn thực hiện thủ tục này Đúng luật, Nhanh chóng và Tiết kiệm hãy liên hệ để Luật sư và cộng sự của NTV tư vấn và thực hiện công việc này với mức phí vô cùng hợp lý qua Tổng đài: 02838361963 Hoặc hotline: 0902841886 hoặc tham khảo: Dịch vụ thay đổi Giấy phép qua mạng toàn quốc.