Hiện nay, có rất nhiều công ty mới thành lập gặp phải “bỡ ngỡ” về thuật ngữ chữ ký số hay thiết bị USB Token. Có quá nhiều định nghĩa về chữ ký số và công dụng của nó, nhưng bạn lại không thực sự hiểu rõ việc mua chữ ký số có bắt buộc hay không? Làm sao để đăng ký mua chữ ký số điện tử? Bài viết chia sẻ ngắn gọn của Luật NTV dưới đây sẽ giải đáp cho bạn tất cả những thắc mắc trên mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Hiểu thế nào là chữ ký số?
Chữ ký số (còn gọi là chứng thư số hay Token điện tử) là một dạng chữ ký điện tử. Chữ ký số có hình dạng như một chiếc USB chứa đựng các thông tin, dữ liệu đã được mã hóa của một doanh nghiệp, được dùng thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số như: word, excel, pdf,… Để thực hiện các giao dịch điện tử qua mạng Internet.
Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay (đối với cá nhân) và tương đương con dấu & chữ ký của người đại diện (đối với tổ chức, doanh nghiệp). Được bảo mật bằng mật khẩu gọi là mã PIN.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số không?
Hiện nay, không phải trong mọi giao dịch điện tử đều phải cần chữ ký số. Tuy nhiên, việc đăng ký và sử dụng chữ ký số là hết sức cần thiết. Là yếu tố bắt buộc bất thành văn phải có đối với các doanh nghiệp bởi các lý do sau:
a) Thứ nhất, dùng để kê khai và nộp thuế cho doanh nghiệp.
Luật Quản lý thuế 2019 đã quy định, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai, nộp thuế và thực hiện các giao dịch với cơ quan quản lý thuế bằng giao dịch điện tử. Tức là doanh nghiệp bạn phải có tài khoản đăng nhập và chữ ký số. Chính vì vậy, các doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số để thực hiện thủ tục trên.
Xem thêm: Những điều cần biết khi thành lập công ty
b) Thứ hai, dùng để sử dụng hóa đơn điện tử.
Hiện nay, hóa đơn điện tử đã được sử dụng rộng rãi thay thế cho hóa đơn giấy. Pháp luật hiện hành cũng đã quy định doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Đối với các doanh nghiệp được thành lập từ sau ngày 01/11/2018 đều phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay;
- Đối với các doanh nghiệp tại Tp. Hồ Chí Minh, Hà Nội và các thành phố khác phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/01/2020.
- Hạn đến ngày 01/11/2020, toàn bộ các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Mặt khác, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký điện tử của người bán. Do đó, muốn sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số.
c) Thứ ba, dùng để thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.
- Tùy từng quận, huyện vẫn còn cho phép doanh nghiệp nộp báo cáo bảo hiểm xã hội bằng hình thức trực tiếp (bản giấy), nhưng trong tương lai sẽ đồng bộ thực hiện online, đưa giao dịch điện tử thay thế cho phương thức giao dịch trực tiếp truyền thống.
- Việc sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp đăng ký tạo tài khoản trên cổng thông tin điện tử bảo hiểm xã hội để nộp hồ sơ, tài liệu cho cơ quan bảo hiểm xã hội giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tránh phải đi lại nhiều lần.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp mới – trọn gói
Thành phần hồ sơ đăng ký mua chữ ký số
Khi có nhu cầu mua chữ ký số, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được đăng ký và sử dụng hợp pháp. Thủ tục đăng ký chữ ký số sẽ cần các giấy tờ sau:
- Đơn yêu cầu cung cấp dịch vụ chứng thư số;
- Giấy phép đăng ký kinh doanh (Bản sao có công chứng);
- CMND/CCCD/ Hộ chiếu của người đại diện pháp luật (Bản sao có công chứng);
- Giấy ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.
Một số nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số: VINA (Smartsign), Viettel, FPT, BKAV, VNPT, Newtel-CA, v.v….
Nhìn chung, các thương hiệu nhà cung cấp chữ ký số không khác biệt về tính năng của chữ ký số Token. Nếu để quyết định nên mua chữ ký số của bên nào thì yếu tố cần cân nhắc ở đây là chất lượng dịch vụ chăm sóc sau khi cung cấp dịch vụ như thế nào? Giá thành bao nhiêu?
