Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ thủ tục đăng ký BHXH lần đầu, đặc biệt là các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động.
Nội dung chính
1. Đối tượng doanh nghiệp phải tham gia đăng ký BHXH
Theo quy định của luật BHXH thì những đối tượng phải tham gia đóng BHXH bao gồm các đối tượng như sau:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/ không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng.
- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng.
- Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.
Lưu ý:
- Những người lao động (NLĐ) làm việc từ 2 nơi trở lên thì đóng BHXH, BHTN theo Hợp đồng lao động (HĐLĐ) giao kết đầu tiên, đóng BHYT theo HĐLĐ có mức tiền lương cao nhất.
- Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết HĐLĐ thì người sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục đăng ký BHXH cho NLĐ.
Tham khảo: Dịch vụ đăng ký BHXH trọn gói cho doanh nghiệp
2. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu
a) Đối với NLĐ
NLĐ nộp cho người sử dụng lao động 01 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các giấy tờ:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
– Trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).
b) Đối với NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
– Các sổ BHXH.
c) Đối với người sử dụng lao động
Sau khi nhận đủ hồ sơ từ NLĐ, người sử dụng lao động tập hợp cùng các giấy tờ:
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, BHTN lao động, bệnh nghề nghiệp.
– Bảng kê thông tin.
Lưu ý: Thành phần hồ sơ nêu trên nếu không quy định là bản chính thì có thể nộp bản chính, bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.
3. Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu
Bước 1: Nộp hồ sơ
Đơn vị sử dụng lao động, NLĐ làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH. Và NLĐ có từ 2 sổ BHXH đóng trùng BHXH, BHTN nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức sau:
- Qua dịch vụ bưu chính công ích.
- Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
- Qua giao dịch điện tử đối với đơn vị sử dụng lao động: lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
Bước 2: Nhận kết quả giải quyết
Doanh nghiệp nhận sổ BHXH, thẻ BHYT sau 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo các hình thức đã đăng ký.
Thời hạn giải quyết đăng ký BHXH lần đầu:
- Cấp thẻ BHYT: 7 ngày làm việc
- Cấp sổ BHXH: 20 ngày làm việc
- Thay đổi điều kiện đóng phát sinh truy thu: 30 ngày làm việc
4. Phương thức đóng bảo hiểm
a) Đóng hàng tháng
Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
b) Đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần
Đơn vị là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì đóng theo phương thức hằng tháng hoặc 3 tháng, 6 tháng một lần. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH.
Lưu ý: Nếu đăng ký phương thức đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần cần bổ sung: Đơn đề nghị, Phương án sản xuất, Phương thức trả lương.
Thời hạn đóng BHXH là ngày cuối cùng của tháng. Trường hợp đóng trễ trong vòng 30 ngày tiếp theo sẽ không bị phạt chậm nộp.
c) Đóng theo địa bàn
Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của cơ quan BHXH tỉnh.
Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.
5. Đối với doanh nghiệp chưa được cấp mã đơn vị
Doanh nghiệp chưa được cấp mã đơn vị sẽ nộp hồ sơ đề nghị cấp mã đơn vị.
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
- Bảng kê thông tin.
- HĐLĐ, Sổ hộ khẩu, CMND của NLĐ.
